Pellicola Scaduta

Il GDPR, ossia la normativa che serve a tenere sotto controllo tutti gli elementi relativi alla propria privacy, è stato introdotto il 25 maggio 2018 per proteggere i dati delle persone fisiche. Si tratta di un diritto fondamentale per la società moderna, che spesso viene considerato come un obbligo fastidioso. Ecco come muoversi per fare in modo che un insieme di regole di questo tipo possa tramutarsi in un’opportunità da sfruttare.

Investire per rendere il GDPR un vantaggio per la propria impresa

Cosa si può fare per sfruttare le potenzialità del GDPR e non considerarlo più come un obbligo? Di sicuro, non bastano soluzioni economiche per sostenere i clienti e dare vita ad un modello organizzativo pienamente conforme a tutte le regole stabilite. In tali casi, sarebbe opportuno chiedere aiuto ad autentici professionisti del settore, capaci di valutare al meglio ciascun contesto e di analizzare gli eventuali rischi ai quali si può andare incontro. Un buon consulente effettua un’intervista ai professionisti e alle funzioni, redigendo un modello organizzativo di privacy che deve essere adatto ad un determinato contesto.
A tutto ciò, bisogna aggiungere l’assistenza di una società informatica di qualità e formare al meglio il personale che si occupa del trattamento. È sufficiente un simile accorgimento per consentire ad un’azienda di essere più consapevole sui rischi di una simile normativa, oltre a migliorare la propria reputazione. Ogni piccola e media impresa dovrebbe darsi da fare per adeguarsi a tali norme, aiutandosi con un’app gratuita e con vari sistemi di autovalutazione. In questo modo, è possibile studiare al meglio i diritti e i doveri decretati dal Regolamento europeo, implementando diverse misure di sicurezza e affidando i giusti incarichi di consulenza.

GPDR, un elemento visto ancora come un fastidio burocratico

Diverse aziende che non mettono in atto i consigli menzionati in precedenza trovano molta fatica ad adattarsi a dovere ai principi descritti dalla nuova legge sulla privacy 2018. La crescita di numerose imprese viene frenata proprio da una concezione errata, in base alla quale il GDPR non è altro che un’inutile scocciatura. La conoscenza del Regolamento Europeo è ancora piuttosto limitata, così come si sa ben poco delle regole proposte a livello nazionale. Tuttavia, basterebbe ben poco per convertire simili normative in opportunità tutte da sfruttare nel modo migliore possibile.
Ormai la legge moderna sulla privacy impone una serie di accorgimenti tecnici che servono a proteggere i dati personali, che vanno utilizzati seguendo una procedura attenta e metodica. Aziende e multinazionali si sono adeguate abbastanza presto ad una novità di questo genere, mentre le PMI hanno molta fatica anche a nominare un Responsabile della Protezione dei Dati, convinte che fosse una figura tutto sommato inutile. Ad ogni modo, bisogna attuare ogni movimento affinché il Regolamento europeo 2016/679 non provochi alcuna preoccupazione, ricordando la sua validità assoluta per ogni genere di realtà aziendale. Se determinate regole non vengono rispettate, si rischia di andare incontro a multe estremamente salate.

Quanto costa l’adeguamento e quali fattori includere

In virtù di tutto ciò che è stato detto in precedenza, l’insieme delle PMI italiane dovrebbe spendere oltre 3 miliardi di euro per adeguarsi perfettamente al GDPR. Entrando nello specifico, le spese variano di realtà in realtà e comprendono numerose voci, tra le quali l’organizzazione di una policy corretta, la consulenza e l’aggiunta di sistemi informatici ad alta tecnologia.
La scelta del professionista adatto a risolvere determinati problemi può essere effettuata in base alle regole dettate dagli articoli 24 e 32. Il primo parla di un trattamento che tiene conto dell’ambito, della natura e del contesto specifico. Il secondo, invece, dispone varie misure tecniche e organizzative da attuare per incrementare la sicurezza complessiva in ogni circostanza professionale. Tra queste, vanno segnalate la protezione massima dei dati personali, la riservatezza e l’integrità dei sistemi di trattamento, la nuova disponibilità in caso di incidenti tecnici o fisici e la verifica periodica dell’efficacia delle misure attuate.

Per configurare imap e pop su Tiscali è opportuno procurarsi tutti i parametri utili per l’utilizzo della casella di posta elettronica su tutti i dispositivi. Questi sono fondamentali quando si vuole inserire l’utilizzo della propria email su un programma di posta elettronica tipo Outlook o da smartphone in modo diretto, senza quindi dovervi accedere da internet. Una procedura che semplifica molto l’utilizzo dei messaggi di posta elettronica e l’invio degli stessi.

Quando si tratta di configurare la posta elettronica si sente sempre parlare dei due protocollo IMAP e POP, questi indicano rispettivamente Interactive Mail Access Protocol e Post Office Protocol e servono a utilizzare la posta elettronica da un server remoto. Sono fondamentali e creati in periodi differenti. Pop è quello più datato, nato nel 1984 e IMAP successivo nel 1986 per gestire l’accesso in modo diretto. In pratica POP serve a scaricare in locale i messaggi mentre IMAP serve a memorizzare i dati sul server.

Perché questi protocolli sono utili e necessari insieme

Se si possiede un protocollo ma non si conosce l’altro è praticamente inutilizzabile ad oggi il sistema, questo perché solo insieme permettono di settare un client di posta. Il protocollo POP permette di conservare sul server locale tutta la posta. In pratica non si connette il sistema, restando poi online. Di fatto questo sistema si connette, attua la procedura e poi si disconnette. IMAP invece ha un ruolo diverso, salva i messaggi in via temporanea sulla cache, quindi tutte le modifiche attuate vengono riportate anche sugli altri dispositivi.

Vantaggi del protocollo POP3

POP è fondamentale perché consente di accedere ovunque alla propria mail, salvando i dati anche in locale, quindi ad esempio sul proprio computer o sul cellulare. Questo vuol dire che anche in un secondo momento, quando ad esempio non è disponibile la connessione, si può accedere e consultare le email, rileggerle e vedere i contenuti. Ciò permette di risparmiare spazio di archiviazione e anche connessione.

Vantaggi del protocollo IMAP

Questo protocollo è fondamentale e molto complesso e per questo alcuni tipi di caselle elettroniche non lo utilizzano. La posta in questo caso viene salvata in remoto ed è quindi gestibile da tutti i server che ad essa si connettono. Ciò vuol dire però che bisogna essere sempre connessi e che l’archiviazione avviene sul server e non sui dispositivi. Le mail possono essere salvate in locale ma questo non avviene in modo automatico, vengono di fatto scaricate solo le intestazione dei messaggi.

POP e IMAP: privacy, sicurezza e convergenza

L’ideale è conoscere e sfruttare entrambi per non avere problemi. In linea generale è possibile affermare che è meglio usare il protocollo POP per accedere da un unico sistema, ad esempio se si accede sempre dal computer. Meglio scegliere IMAP se si sfruttano postazioni diverse o anche sistemi diversi, quindi per chi legge la posta dal pc e poi dal telefono e così via. Per una maggiore attenzione alla privacy si possono utilizzare entrambi a seconda dei casi.

Configurare IMAP e POP su Tiscali

Per configurare la propria casella di posta elettronica su Tiscali bisogna fare attenzione e seguire dei semplici passaggi. Per inviare messaggi, riceverne e salvare le bozze su un client esterno bisogna conoscere i parametri giusti. L’IMAP di tiscali è imap.tiscali.it, la porta con SSL abilitato è 993 mentre per la porta in uscita è smtp.tiscali.it, porta SMTP con SSL abilitato è 465. Per configurare il proprio accesso con POP3 è possibile utilizzare pop.tiscali.it, e i medesimi parametri per gli altri livelli.

Opzioni client di posta elettronica Tiscali

Per configurare la casella di posta elettronica bisogna avviare il programma che si intende utilizzare, cliccare sul menu File e poi andare sulle impostazioni dell’account. A questo punto selezionare l’account Tiscali che si vuole configurare e cliccare su impostazioni.

Sarà ora possibile scegliere l’utilizzo del protocollo e quindi inserire ogni valore indicato nello spazio dedicato. Dopo aver copiato i dati basta andare avanti, indicare come server di posta in entrata e in uscita quelli indicati e poi nome utente e password. Cliccare su chiudi e terminare la procedura.

Configurazione client email Tiscali su Smartphone

Dallo smartphone è possibile cliccare sull’icona che indica la mail e poi andare su menu e quindi impostazioni. A questo punto si procede inserendo in ogni campo i dati riportati quindi email nome utente, tipo di account, server della posta, IMAP della posta in arrivo, tipo di sicurezza, server della posta in uscita e infine su configura.

A questo punto la sincronizzazione automatica è stata impostata e ogni tot di tempo lo smartphone connesso a Internet potrà scaricare le email in entrata.

Se si vuole creare un blog o un sito web di successo, bisogna tener conto della strategia SEO. L’abbiamo letta molto spesso questa parola ma per capire di cosa stiamo parlando e come veramente può esserci utile, ecco una semplice guida.

SITO WEB

Partiamo dal principio. Come sviluppiamo un sito web?
Esso deve essere semplice e intuitivo, con le pagine più importanti direttamente accessibili dalla home page, cioè dalla pagina principale.
Bisogna inserire dei link interni, cioè collegamenti che permettono di spostarsi da una pagina all’altra all’interno dello stesso dominio.
Il testo che utilizziamo nel link interno deve ssere scelto in modo strategico: essere descrittivo di ciò che andiamo a trovare spostandoci su quella pagina.
Grazie ai link interni l’utente può navigare comodamente e facilmente all’interno del nostro sito.

I MOTORI DI RICERCA

Il significato della parola SEO è “Search Engine Optimization”, ovvero Ottimizzazione per i motori di ricerca.
Ci serviamo dei motori di ricerca ogni volta che cerchiamo qualcosa in Internet. Il più famoso e più utilizzato è sicuramente Google (altri sono Bing, Yahoo! e altri).
I motori di ricerca funzionano in modo molto semplice: scriviamo nell’apposito spazio l’argomento per il quale stiamo cercando informazioni e cliccando sul tasto “Cerca” ci vengono mostrati in pochi secondi le relative notizie e immagini. Questo è possibile grazie ad un algoritmo, che individua i contenuti e li mostra a partire dai più pertinenti alla nostra ricerca.
Per far si che il nostro sito appaia fra i primi risultati della ricerca, occorre ottimizzare i contenuti seguendo le regole dell’algoritmo.
Possiamo poi effettuare un’analisi del traffico organico con la quale possiamo misurare il numero di visitatori dei motori di ricerca, per capirne il comportamento.

AREE FONDAMENTALI

Riassumendo quindi, grazie al SEO possiamo migliorare la posizione del nostro sito quando viene cercato un contenuto attraverso un qualsiasi motore di ricerca.
Ci sono tre aspetti che riguardano l’ottimizzazione di un sito.
La SEO on – site ottimizza gli aspetti generali e tecnici del sito, tra cui: la velocità, la sicurezza, il suo utilizzo da dispositivi mobili.
La SEO on – page si occupa delle singole pagine, con particolare riguardo alle parole chiave (keyword). Se si utilizzano le giuste parole chiave del settore di cui si occupa il nostro sito, esso risulterà più facile da trovare quando un utente inserisce determinate parole nel motore di ricerca. Ma La SEO on – page si occupa anche dell’ottimizzazione delle immagini per far si che i file siano leggeri e il sito si apra velocemente. Troviamo poi la terza area della SEO, la SEO off – site, che pubblicizza il nostro sito all’esterno, inserendo dei link in altri siti che hanno una buona visibilità.

LE KEYWORD

Come detto nel paragrafo precedente, un giusto utilizzo delle parole chiave rende il nostro sito più facile da trovare e quindi bisogna sceglierle accuratamente.
Il più popolare strumento di pianificazione delle parole chiave ci viene fornito da Google Ads. Si tratta del Keyword Planner, il quale ci aiuta basandosi su tre parametri: il numero di volte che una determinata parola viene utilizzata per una ricerca; la rilevanza con il proprio sito; la concorrenza (le parole chiave più ricercate hanno piuù concorrenza, quindi vengono consigliate parole chiave più articolate, dette “a coda lunga”, ma con meno concorrenza).

In sostanza la SEO è una relazione fra persone e contenuti. Ci aiuta a stabilire quale sia il nostro pubblico così da creare contenuti adatti.
E’ molto semplice infatti pensare alla SEO come ad uno strumento che studia numeri, codici, e fa dei continui calcoli. Ma dietro a tutto ciò ci sono semplicemente delle persone. Senza persone che fanno ricerche, non esisterebbero pagine di risultati di ricerca (SERP). Sono le persone, che esprimono i loro bisogni digitanto semplicemente una parola o un concetto su un motore di ricerca. Sta a noi rendere il nostro sito semplice, intuitivo, piacevole da leggere e ricco di contenuti e risposte a quei bisogni; così da permettere una navigazione fluida.

Google translate è una delle app più più utilizzate al mondo, ma come funziona esattamente? Quest’app è approdata sul web nel 2006 e ad oggi sono più di 500 milioni gli utenti che ne usufruiscono. Google translate è disponibile su tutti i device elettronici e permette la traduzione istantanea in 103 lingue del mondo.

Il suo creatore, Barak Turovski, ha voluto creare un prodotto che sia utile alle persone nella vita di tutti i giorni e che potesse essere di aiuto anche ai Paesi in via di sviluppo che si approcciavano al mondo di Internet per la prima volta, senza avere impedimenti linguistici. Inoltre, si tratta di un’app ad hoc anche per facilitare la comunicazione in vacanza o in ambito professionale.

Il funzionamento di Google Traduttore si basa su testi già scritti e tradotti da professionisti. Tali testi, vengono analizzati e scansionati dalla cosiddetta Machine Translation che ne individua i campioni statistici più significativi. I campioni individuati sono milioni e milioni, questi poi vengono utilizzati per creare degli schemi servono per l’appunto per tradurre testi simili.

Google Translate riconosce anche i dialetti

Con il passare del tempo Google Translate ha fatto passi da giganti. Il servizio, in origine si basava sulla traduzione automatica statistica incentrata su modelli bilingue. In pratica, i testi venivano dapprima tradotti in lingua inglese, poi venivano confrontati con diversi milioni di testi già tradotti provenienti dall’Onu e dal Parlamento Europeo.

Questo meccanismo, però, rendeva le traduzioni molto approssimative e spesso del tutto inutilizzabili. Con gli anni, Google ha quindi apportato diversi miglioramenti, senza però mai assumere dei linguisti, poiché avrebbero reso le traduzioni troppo complesse a livello grammaticale e, di conseguenza, sarebbe stato tutto meno fluido e fruibile dagli utenti.

L’evoluzione di Google Translate non finisce qui, in quanto negli ultimi anni è stata introdotta anche una novità, ovvero i dialetti e le derivazioni idiomatiche. La novità riguarda la funzione text-to-speech, ovvero il pulsante che si trova in basso a destra della schermata dell’app che consente di ascoltare il testo scritto grazie ad un sintetizzatore vocale.

Con questa novità, il servizio consente di ascoltare una frase nella stessa lingua, ma con pronunce diverse. Per fare un esempio, un testo tradotto in inglese, sarò disponibile non solo con accento britannico, ma australiano, americano, ecc.

Per quanto riguarda i dialetti, invece, al momento sono disponibili solo per queste lingue: inglese, portoghese, spagnolo e cinese. Secondo alcune indiscrezioni, inoltre, in cantiere ci sarebbero anche altre novità.

Tra queste, vi sarebbe una specie di frasario che include tutte frasi utili per chiedere informazioni su trasporti, ristoranti o luoghi particolari, in modo tale da poter interagire senza problemi con gli abitanti del posto. Un’altra novità importante riguarda l’introduzione di alcune migliorie importanti per quanto riguarda il controllo ortografico. Nonostante l’aggiornamento sia arrivato sia per Andriod che per IOS, le novità sono visibili solo per gli utenti che utilizzano quest’ultimo.

Come utilizzare al meglio Google Traduttore se siete in viaggio

Se state per partire per un viaggio in un paese straniero non potrete fare a meno di Google Translate. Il servizio è disponibile sia in versione desktop che in versione mobile, ovvero sottoforma di app. Si consiglia di scaricare l’applicazione prima di partire per un viaggio, in modo da poter scaricare anche la lingua che vi serve.

Non tutti, infatti, sanno che Google Translate funziona anche in modalità offline, basta semplicemente scaricare la lingua di cui si ha bisogno. Il servizio offline funziona per ben 52 lingue diverse ed è molto utile quando si viaggia, poiché può capitare di non avere una connessione a disposizione.

Google Translate può essere utilizzato in diversi modi, il primo fra tutti è sicuramente quella scritta dove basta semplicemente digitare la parola o la frase da tradurre e verrà mostrato in maniera istantanea il testo tradotto nella lingua desiderata. Un’altra funzione molto utile è quella di poter tradurre tramite immagini, quindi basta scattare una foto ad un testo e questo verrà tradotto.

Altrettanto utile è la traduzione vocale che adesso permette anche di selezionare il vostro dialetto per avere una traduzione migliore. Per avviare la traduzione vocale è necessario cliccare sull’icona del microfono e pronunciare la parola e lo frasi che si vogliono tradurre.

Quando si è in viaggio, un’altra funzione molto utile di quest’applicazione è sicuramente la traduzione di conversazioni, grazie alla quale è possibile intrattenere una conversazione con un’altra persona anche se non si conosce la lingua. Questa funzione permette di ascoltare e vedere tutto ciò che si è detto in tempo reale, ma attenzione, il numero di lingue supportato è limitato, per questo prima di avviarlo è meglio controllare se quella che vi interessa è disponibile.

Sono sempre più le segnalazioni in merito alla questione Pokemon Go, che non funziona e non sembra trovare una soluzione. Le ipotetiche cause sono tutte collegabili al fatto che ci sono sempre più problemi di compatibilità con il gioco, dovuta anche ad un’aumentata percezione della realtà dai progressi della grafica e della tecnologia.

Molte persone stanno esperendo problemi con l’account Pokemon Go, alcuni si lamentano dei passi, altri invece criticano la modalità di attivazione dell’account Pokemon ed ulteriori problemi si hanno nel caricare il gioco. 

Progressi del gioco Pokemon Go azzerati

Alcuni aggiornamenti recenti della compagnia sviluppatrice del gioco Pokemon Go, la Niantic Inc., ha portato alla luce molti problemi per i giocatori che hanno attestando che tutti i progressi del gioco sono stati annullati definitivamente.

Tutti i personaggi di Pokemon Go che questi giocatori avevano avuto la fortuna e la bravura di catturare sono stati irrimediabilmente andati persi, e, di conseguenza sono tutti ripartiti dal primo livello (Livello 1) del gioco.

Una soluzione, se hai aggiornato la versione del tuo gioco Pokemon Go all 0.31.0 dovresti provare a fare il logout dall’applicazione del gioco e a fare nuovamente il log in.

O, in caso anche questo tentativo dovessere risultare fallace, prova invece ad uscire da i tuoi account, o di Google se hai un dispositivo Android, o da Apple se hai un iOS, allora esci da questi account, rientra, e poi ri-registrati utilizzando degli indirizzi nuovi ed aggiornati.

In linea di massima, questi provvedimenti dovrebbero ristabilire nuovamente i tuoi livelli e non dovresti avere grossi patemi a ripristinare i tuoi livelli di gioco. Se non riesci, non disperare, è un problema comunissimo tra i player di Pokemon Go, che dovrebbe far muovere Niantic a prendere una decisione univoca e generale per tutti che risolva il problema su larga scala.

Non riesco a connettermi al server del gioco

Quando il server va giù, solitamente il gioco di Pokemon Go non carica, e questo è forse il problema più comune trovato per chiunque abbia mai deciso di giocarci.

Come nel problema precedente, i “catturatori seriali di Pokemon” sono tantissimi in tutto il mondo, e, quando si connettono tutti contemporaneamente possono mandare in seria sofferenza tutto il sistema dei server che regolano il gioco.

Siccome è un problema lato server, dunque dipende dai loro software e non un problema lato user, non c’è praticamente quasi nulla che un utente di Pokemon Go possa fare da parte sua affinché il gioco carichi correttamente.

Tuttavia sembra esserci un’apparente soluzione, collegarsi tramite questo link per controllare lo status dei server, e nel nostro caso, segnalare e spuntare l’opzione che si riferisce a Frankfurt, che ha sede in Germania ed è quello più vicino come server.

Questa segnalazione tramite i server utilizzati da Pokemon Go, ti farà capire se i oloro server sono attivi e stanno funzionando correttamente o meno.

E’ importante in quanto sarai a conoscenza esattamente quando ci sono stati dei “down” nei server, da che ora a che ora, ma anche il periodo in cui si sono ripresi e se attualmente il gioco è funzionante o meno.

Potrai anche ricevere delle notifiche sia quando il gioco è attivo sia quando questo invece risulta inattivo, dunque potrai fare tutt’altro nel frattempo che il gioco Pokemon Go sia nuovamente funzionante.

Il gioco Pokemon Go mostra : “Segnale Gps non trovato”

Ovviamente sfruttando la potenza e la disponibilità del segnale GPS, ossia il Global Positioning System, sarà possibile usufruire del segnale per usufruire a pieno del gioco.

Quando questo dovesse mostrare la scritta Segnale Gps non trovato, potrebbe trattarsi di un problema relativo alle impostazioni del Gps o non configurate in maniera corretta oppure non attivo. 

Sui dispositivi Android, tutto ciò che dovrai fare sarà abbassare la tendina del tuo smartphone, che si tiene giù dall’alto verso il basso, per un accesso veloce al menu.

Dovrebbe comparire una spunta con la scritta “GPS”, a seconda della tua versione Android dovrebbe mostrare un nome piuttosto che un altro, ma sarà abbastanza intuitivo da trovarlo.

Dovresti trovare un’icona con la scritta “Posizione”, fai in modo che sia attiva e non compaia la scritta ingrigita, in quanto questo sta a significare che la Geolocalizzazione non è attiva.

Invece per quanto riguarda l’Apple bisogna andare nella cartella “Impostazioni” e sulla categoria “Privacy” e nei Servizi di Localizzazione controlla che sia spuntato sul verde.

Pokemon Go non si apre

Se non sei grado di aprire l’applicazione di Pokemon Go prova a riavviare il dispositivo, spegnendolo e riaccendendo il tuo smartphone o tablet per far rientrare il problema.

Potrebbero anche esserci dei problemi relativi al server, e dunque puoi consultare il sito qui sopra che ti ho descritto, nel quale potrai sempre controllare la disponibilità o meno del server online.

Se anche in questo caso non dovesse funzionare prova ad andare sullo store e controlla che, digitando Pokemon Go non sia disponibile qualche aggiornamento, in tal caso effettua l’update.

Anche in questo caso non sembra riavviarsi? Dovrai reinstallare nuovamente l’applicazione da zero, però non preoccuparti perché i dati salvati rimarranno salvati in Cloud, dunque non verranno inficiati affatto i dati.

Quando si parla di conservazione sostitutiva si fa riferimento alla possibilità di garantire nel corso del tempo la validità di un documento attraverso l’archiviazione digitale che viene validata con la firma digitale e con la marca del tempo, condizioni imprescindibili per dare valore legale a qualsiasi tipo di documentazione.

Cos’è la conservazione sostitutiva (approfondisci qui https://www.savinosolution.com/2014/05/03/cose-conservazione-sostitutiva/): si tratta di un tipo di archiviazione digitale che per il momento in Italia non è obbligatoria ma che sta prendendo sempre più piede sia nelle aziende private che nella pubblica amministrazione poiché consente di migliorare l’efficienza e la produttività aziendale nonché risparmiare sui costi di gestione, sulle spese di archiviazione e sul tempo che ogni dipendente deve dedicare a questo tipo di attività.

A regolare la materia sono due norme in particolare, il Decreto ministeriale del 23 gennaio 2004 e la Deliberazione del Centro Nazionale per l’Informatica nella PA n.11/2004 che ne sintetizzano modalità e validità: chiunque voglia attivare nella sua azienda un processo di conservazione sostitutiva deve necessariamente attenersi alle indicazioni contenute in queste due norme, attentamente valutate dal legislatore.

Quali sono gli elementi della conservazione sostitutiva

Gli elementi più importanti della conservazione sostitutiva sono diversi e tutti ricoprono un ruolo notevole. Innanzitutto occorre avere ovviamente dei documenti che possano essere archiviati con la conservazione sostitutiva: di solito si tratta di fatture attive o passive, documenti fiscali e contabili, documenti legali, documenti di trasporto e così via. Occorre poi il software adeguato che consenta di procedere con la conservazione sostitutiva e soprattutto la presenza di tre figure fondamentali.

La prima è il responsabile della conservazione sostituiva, la seconda è quella del responsabile della gestione documentale, la terza infine è quella del responsabile della privacy e della sicurezza. È importate sottolineare, infatti, come la conservazione sostitutiva e in generale tutti i processi di digitalizzazione delle imprese debbano andare di pari passo con livelli di sicurezza informatica adeguati per la protezione dei dati anche molto sensibili che possono essere archiviati con questa procedura.

Il connubio tra la conservazione sostitutiva e la competenza

Per tutti i motivi che sono stati fin qui elencati è ovvio che il processo di conservazione sostitutiva debba andare di pari passo con la competenza. Quando si parla di competenza si intende innanzitutto quella delle persone che sono direttamente coinvolte nel processo di digitalizzazione elettronica che, ovviamente, devono essere particolarmente ferrate sulle procedure e sulle norme che regolano questa attività normate da leggi molto rigorose.

Ma si intende anche competenza dell’intera organizzazione che deve cambiare filosofia e logica di pensiero per aggiornarsi su un sistema di gestione non solo dei documenti ma anche dei processi molto differente da quello classico manuale. Soprattutto il personale deve essere formato all’utilizzo del software scelto per la conservazione sostitutiva e per questo prima di inserire questa attività nelle procedure aziendali vanno pensati dei corsi di formazione e aggiornamento pensati specificatamente per colmare queste lacune.

Perché è importante la conservazione sostitutiva

La conservazione sostitutiva è importante non solo perché sul lungo periodo potrebbe diventare obbligatoria, soprattutto nella pubblica amministrazione, ma anche perché questo sistema di archiviazione dei documenti ha moltissimi vantaggi.

Non essere obbligati a conservare il cartaceo di ogni documento innanzitutto consente di non aver bisogno di grandi spazi per l’archiviazione perché tutto viene conservato nel cloud. Si risparmia non solo denaro ma anche tempo, soprattutto quando si rende necessario il reperimento di vecchi documenti.

Infine è innegabile l’efficienza che deriva dalla conservazione sostitutiva che libera i dipendenti da attività prima manuali e ora digitalizzate, facendo risparmiare tempo che può essere impiegato in altre attività più produttive e maggiormente remunerative per l’azienda o per la pubblica amministrazione. Va ricordato, poi, che i documenti cartacei nel tempo rischiano di sbiadirsi o deteriorarsi mentre con la conservazione sostitutiva i documenti restano a disposizione dell’azienda per lungo tempo.