Che cosa si intende per conservazione sostitutiva

Che cosa si intende per conservazione sostitutiva

Quando si parla di conservazione sostitutiva si fa riferimento alla possibilità di garantire nel corso del tempo la validità di un documento attraverso l’archiviazione digitale che viene validata con la firma digitale e con la marca del tempo, condizioni imprescindibili per dare valore legale a qualsiasi tipo di documentazione.

Cos’è la conservazione sostitutiva (approfondisci qui https://www.savinosolution.com/2014/05/03/cose-conservazione-sostitutiva/): si tratta di un tipo di archiviazione digitale che per il momento in Italia non è obbligatoria ma che sta prendendo sempre più piede sia nelle aziende private che nella pubblica amministrazione poiché consente di migliorare l’efficienza e la produttività aziendale nonché risparmiare sui costi di gestione, sulle spese di archiviazione e sul tempo che ogni dipendente deve dedicare a questo tipo di attività.

A regolare la materia sono due norme in particolare, il Decreto ministeriale del 23 gennaio 2004 e la Deliberazione del Centro Nazionale per l’Informatica nella PA n.11/2004 che ne sintetizzano modalità e validità: chiunque voglia attivare nella sua azienda un processo di conservazione sostitutiva deve necessariamente attenersi alle indicazioni contenute in queste due norme, attentamente valutate dal legislatore.

Quali sono gli elementi della conservazione sostitutiva

Gli elementi più importanti della conservazione sostitutiva sono diversi e tutti ricoprono un ruolo notevole. Innanzitutto occorre avere ovviamente dei documenti che possano essere archiviati con la conservazione sostitutiva: di solito si tratta di fatture attive o passive, documenti fiscali e contabili, documenti legali, documenti di trasporto e così via. Occorre poi il software adeguato che consenta di procedere con la conservazione sostitutiva e soprattutto la presenza di tre figure fondamentali.

La prima è il responsabile della conservazione sostituiva, la seconda è quella del responsabile della gestione documentale, la terza infine è quella del responsabile della privacy e della sicurezza. È importate sottolineare, infatti, come la conservazione sostitutiva e in generale tutti i processi di digitalizzazione delle imprese debbano andare di pari passo con livelli di sicurezza informatica adeguati per la protezione dei dati anche molto sensibili che possono essere archiviati con questa procedura.

Il connubio tra la conservazione sostitutiva e la competenza

Per tutti i motivi che sono stati fin qui elencati è ovvio che il processo di conservazione sostitutiva debba andare di pari passo con la competenza. Quando si parla di competenza si intende innanzitutto quella delle persone che sono direttamente coinvolte nel processo di digitalizzazione elettronica che, ovviamente, devono essere particolarmente ferrate sulle procedure e sulle norme che regolano questa attività normate da leggi molto rigorose.

Ma si intende anche competenza dell’intera organizzazione che deve cambiare filosofia e logica di pensiero per aggiornarsi su un sistema di gestione non solo dei documenti ma anche dei processi molto differente da quello classico manuale. Soprattutto il personale deve essere formato all’utilizzo del software scelto per la conservazione sostitutiva e per questo prima di inserire questa attività nelle procedure aziendali vanno pensati dei corsi di formazione e aggiornamento pensati specificatamente per colmare queste lacune.

Perché è importante la conservazione sostitutiva

La conservazione sostitutiva è importante non solo perché sul lungo periodo potrebbe diventare obbligatoria, soprattutto nella pubblica amministrazione, ma anche perché questo sistema di archiviazione dei documenti ha moltissimi vantaggi.

Non essere obbligati a conservare il cartaceo di ogni documento innanzitutto consente di non aver bisogno di grandi spazi per l’archiviazione perché tutto viene conservato nel cloud. Si risparmia non solo denaro ma anche tempo, soprattutto quando si rende necessario il reperimento di vecchi documenti.

Infine è innegabile l’efficienza che deriva dalla conservazione sostitutiva che libera i dipendenti da attività prima manuali e ora digitalizzate, facendo risparmiare tempo che può essere impiegato in altre attività più produttive e maggiormente remunerative per l’azienda o per la pubblica amministrazione. Va ricordato, poi, che i documenti cartacei nel tempo rischiano di sbiadirsi o deteriorarsi mentre con la conservazione sostitutiva i documenti restano a disposizione dell’azienda per lungo tempo.