Il ruolo di franchisor e franchisee nel contratto di Franchising – ruoli e formazione

Disciplinare il rapporto tra casa madre e affiliati non è un compito sempre facile. Ecco come un buon manuale operativo definisce ruoli, compiti e posizioni per un più efficiente trasferimento di know how.

Abbiamo chiesto Il parere del consulente in franchising, Davide D’Andrea Ricchi, CEO e founder di www.sviluppofranchising.com

È senz’altro erroneo attribuire a un franchisor il mero ruolo di impartire dettami, regole e procedure. Un franchisor che intende lavorare in tal modo non ha di certo ben chiaro quello che è il concetto di franchising, soprattutto nelle fasi iniziali di strutturazione di una rete.

Il trasferimento del business model, del format e più in generale del know how, è un processo duraturo e assistito, che assume molto più i connotati di una guida consulenziale che quello di vigilanza su una serie di ordini impartiti.

Le istruzioni in tal senso dovranno essere complete, con una chiara identificazione degli obiettivi e di come conseguirli. Nulla di questo può avvenire senza la redazione del manuale operativo.

Questo dovrà necessariamente includere al suo interno una serie di capitoli finalizzati a regolamentare i processi che collegano l’affiliato con la casa madre e definirne gli ambiti di competenza. Infatti, uno degli obiettivi primari di un manuale operativo è quello di definire il rapporto di collaborazione tra franchisor e franchisee, attribuendo ruoli e responsabilità, e stabilire quali strumenti siano implementati per il controllo della conformità dei processi a quelli della casa madre.

Il primo step da definire all’interno del manuale operativo è costituito dal percorso formativo che il franchisor si impegna a mettere in atto per trasferire al franchisee non solo le competenze necessarie, ma anche la giusta mentalità per approcciare al lavoro. Parliamo del preziosissimo concetto di mindset, nel quale non si trasferiscono soltanto competenze, ma anche un intero sistema di valori.

Oltre al training, devono essere definite le modalità con cui il franchisor fornirà assistenza al franchisee, soprattutto nelle fasi iniziali dell’attività. Il manuale operativo deve stabilire tempi, modalità, eventuali costi, etc.

Il nostro manuale operativo sarà poi soggetto necessariamente a processi di aggiornamento. Il trasferimento e la formazione rispetto a questi ultimi dovranno essere stabiliti nei tempi, modi e modalità. Con cadenza periodica e/o straordinaria.

come l’introduzione di un nuovo prodotto, di una nuova tecnologia, l’apertura di un canale di vendita digitale ecc.

Quella formativa è senz’altro l’attività più delicata, in quanto ricordiamo che il successo della replicabilità del nostro business format è insito prima di tutto nella capacità del franchisee di riprodurlo. Come detto prima, il manuale operativo dovrà dare indicazioni specifiche ed accurate in merito al trasferimento del know-how, definendo, ad esempio, a seconda dell’area, modalità e soggetti coinvolti nella formazione. Tale formazione dovrà essere strutturata i modo da indentificare gli argomenti, le ore necessarie, i luoghi, docenti e il rilascio di eventuali attestati finali. Gli eventi formativi andranno ripetuti con costanza, in quanto una formazione che non prosegue nel tempo, è destinata a perdere ben presto la propria efficacia.

Ricordando che la messa a disposizione delle skills del franchisor, oltre ad essere il concetto cardine del franchising, rappresenta un vero e proprio obbligo contrattuale, si può asserire in pratica che il suo know-how risieda, alla fine, proprio nel manuale operativo.

Il registro e la formalizzazione di tali eventi formativi, dunque, tutela il franchisor dal poco frequente caso in cui un franchisee possa accusarlo, anche in malafede, di non aver adempiuto agli obblighi formativi previsti da contratto. Il possesso di documenti risolve dunque il problema alla radice, mettendo il franchisor in condizioni di poter rispondere di fronte a tali accuse.